Resumen de la Unidad 6: Archivística Digital
La descripción es una de las tareas básicas y esenciales de la organización archivística de los documentos, junto con la clasificación y la ordenación. La descripción, es considerada como la acción que actúa de puente entre el documento y la persona interesada en su contenido. La descripción permite al archivero o a las personas responsables de la gestión o custodia de un fondo documental tener un mayor control y conocimiento de la documentación y por lo tanto tener más eficiencia en su conservación y utilización.
La descripción es necesaria en todas en todas las fases del ciclo de la vida de los documentos, debe adaptarse a la estructura de organización de los fondos y a las distintas necesidades de localización de los documentos y de recuperación de la información que se plantean en la fase de gestión, en la fase intermedia o en la fase histórica.
Para la normalización de la descripción debemos de tener en cuenta que en los últimos diez años se han realizado grandes avances en la normalización de las técnicas archivísticas:
- La confección de normas más o menos generales para la clasificación
- La transferencia de documentación
- La valoración documental
- El acceso o la descripción han sido frecuentes tanto en el ámbito local como nacional o internacional.
En la normalización de la descripción ha sido donde se ha incidido más en los últimos años debido a la automatización de las técnicas archivísticas propiciadas por la generalización del uso de la informática.
La normalización de la descripción se estructura en cuatro aspectos:
- La estructura de los datos: que elementos o campos de descripción deben de utilizarse y en que orden.
- La normalización del contenido: cómo debe presentarse el contenido de cada elemento o campo de descripción.
- La normalización de los distintos tipos de instrumentos de descripción
- La normalización de los lenguajes de indización, recuperación o acceso a la información.
Ahora vamos hablar de la norma ISAD (G) es como una guía general de descripciones archivísticas, y debe utilizarse como base de referencia internacional para el desarrollo de normas nacionales de descripción o como complemento de estas.
ISAD (G) puede utilizarse en cualquier nivel de descripción (fondo, sección, serie, subserie, expediente y documento) pero está pensada para ser utilizada en los niveles superiores de descripción (fondo y serie). Es necesario resaltar el concepto de descripción multinivel por parte de la norma. Para este, la ISAD(G) define cuatro reglas fundamentales:
- Descripción de lo general a lo específico: la descripción debe presentarse de forma jerárquica y relacionada desde el nivel más general (el fondo) al más específico (el documento).
- Información pertinente al nivel de descripción: cada nivel de descripción debe ofrecer únicamente la información precisa a este nivel.
Vínculos entre las descripciones: debe relacionarse cada descripción con el nivel inmediatamente superior y, al mismo tiempo, identificar el nivel de descripción en el que estemos.
No repetición de la información: Debe evitarse repetir en un nivel inferior de descripción la información que se haya incluido en un nivel superior.
ISAD(G)pretende ser una norma general para la descripción de cualquier tipo de documento archivístico, pero con la (G) de general, ya deja claro la necesidad de crear normas específicas, para resolver las necesidades de descripción de los materiales especiales como(documentos cartográficos, películas, fotografías, documentos electrónicos o documentos textuales como privilegios, títulos de propiedad y otros.
Podemos decir que ISAD(G) es un conjunto de reglas generales de descripción archivística con la finalidad de:
- Garantizar la formulación de descripciones compatibles, apropiadas y que se expliquen por sí mismas.
- Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentación archivística.
- Permitir compartir datos de documentos.
- Posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado.
La norma ISAD(G) en cuanto a su estructura y contenido.
Esta norma es un conjunto de reglas generales que incluyen:
- El nombre del elemento de descripción al que se refiere la regla
- Una explicación del objetivo que se persigue, incluyendo este elemento en la descripción.
- Una explicación de la regla que se aplica al elemento, la forma como debe presentarse la información
- Ejemplos que ilustren la aplicación de la regla.
La organización de estas reglas ISAD(G) tiene una estructura formada por 26 elementos de descripción que se agrupan en 7 áreas de información:
- Área de identificación.-Incluye información para identificar la unidad de descripción
- Área de contexto.-Incluye información sobre la producción y custodia de la unidad de descripción.
- Área de contenido y estructura:-Incluye información sobre el tema principal y la organización de la unidad de descripción
- Área de condiciones de acceso y uso.-Incluye información sobre la disponibilidad de la unidad de descripción.
- Área de documentación relacionada.-Incluye información sobre documentación importante que tenga relación con la unidad de descripción.
- Área de notas.-Incluye información complementaria que no ha podido reseñarse en las demás áreas.
- Área de control de la descripción.-Incluye información sobre el proceso de realización (autor, fecha y normativa).
Métodos de descripción archivística.-El método de descripción es uno de los elementos fundamentales en que se sustenta el sistema de gestión integral de la documentación en cualquier institución, junto con el sistema de clasificación y el calendario de conservación.
El método de descripción supone la creación de un formato único y a la vez global, que permite la descripción en cualquiera de los niveles posibles y de todos los tipos documentales existentes.
El método de descripción debe incidir en los aspectos siguientes:
- Estructura de la descripción.-Define los campos que forman el método de descripción y como se sistematiza.
- Normalización del contenido.-Define como debe introducirse y presentarse la información contenida en cada campo.
- Formatos de descripción.-Establece las estructuras descriptivas que se deriven de la estructura estándar para hacer frente a las necesidades en los diversos niveles de descripción y de los distintos tipos de documentos.
- Campos esenciales y optativos en cada formato.-debe definir que campos deben informarse obligatoriamente.
- Campos de indización o puntos de acceso a la información.-Debe fijar los campos que permitirán la recuperación de la información.