Sistemas de Gestión de bases de datos documentales en línea: Refworks y Connotea

Tres son las grandes categorías del software documental:

1.    Sistemas de indización. Son sistemas que construyen un índice con los contenidos de los documentos, ya sea de páginas web o de documentos de escritorio.

2.    Sistemas de gestión de bases de datos documentales. Son aplicaciones que permiten diseñar , desarrollar, mantener y explotar colecciones complejas de datos e informaciones de cualquier tipo organizadas en registros estructurados de forma homogénea mediante campos.

3.       Sistemas de gestión de bases de datos bibliográficas. Son una subclase de los sistemas de gestión de bases de datos documentales. Son aplicaciones especializadas en gestionar referencias bibliográficas . Son soluciones de nivel personal  o de pequeños grupos de trabajo. Su ámbito son los profesionales vinculados a la Universidad  , así como a centros de investigación y desarrollo. Los sistemas de  gestión de bases de datos permiten documentales permiten crear cualquier clase de base de datos para representar cualquier clase de entidad, los gestores bibliográficos son bases de datos especializadas en una clase de entidad : referencias bibliográficas.

Una referencia bibliográfica es un conjunto de datos que permite identificar sin ambigüedad una obra o un trabajo, generalmente, de tipo académico.

La referencia bibliográfica incluye tres  grupos de datos:

·         Autoría

·         Título y otros datos identificadores de la obra

·         Fuente

Estos datos se articulan de forma distinta según sea un artículo de revista, una monografía, una conferencia, una tesis doctoral, una patente, etc

Los gestores bibliográficos deben reconocer así una amplia lista de tipos de documentos y de formatos para permitir al usuario representar de forma debida cualquier tipo de documento que quiera citar y atribuir. Además, existen diversas formas de expresar los mismos datos: título en cursiva, o el título entrecomillado, el apellido del autor en mayúsculas, etc, que estos varían según los ámbitos científicos y también según la publicación que acoja el trabajo.

Esta clase de aplicaciones documentales debe de resolver al usuario al menos tres necesidades de gestión:

·         Edición manual.-Se trata de la opción más básica. Consiste entrar manualmente los datos de todos y cada uno de los campos de cada referencia.

·         A través de un fichero local.-se trata de la primera opción que automatiza en buena parte el proceso y evita la necesidad de entrar datos a mano uno a uno. Consiste en la generación de un archivo especialmente formateado desde un sistema de información, típicamente una base de datos académica que almacenamos en nuestro disco duro o en cualquier unidad de almacenamiento local. Una vez tenemos este fichero se debe realizar la importación desde la base de datos bibliográfica.

·         Importación automática desde una base de datos o sistema de información externo. Es una de las mejores opciones, dado que todo el proceso transcurre automáticamente. El usuario solamente debe seleccionar el destino de la exportación desde el sistema de información, que suele ser una base de datos académica, pero también puede ser un motor de búsqueda académico como Google Scholar. Los registros exportados desde esas bases de datos quedan integrados automáticamente en nuestro sistema de gestión bibliográfica.

El programa REFWORKS fue pionero en su momento a la hora de proporcionar  a los usuarios de universidades y corporaciones una solución para sus necesidades de gestión documental en base a una aplicación en línea, y no como la habitual aplicación de escritorio. Refworks es un sistema utilizado por universidades de todo el mundo. En cuanto a sus características:

Es una aplicación de gestión documental tan completa, a casi todos los efectos prácticos , como pueden serlo las aplicaciones de escritorio de su misma clase con la ventaja de tratarse de una aplicación en línea, es decir, siempre la tenemos disponible a través de  un navegador desde cualquier ordenador.

Agrupa la mayoría de sus funciones en tres ejes principales:

1.       Referencias.-Aquí presenta todas las formas de añadir registros a Refworks, ya sea de forma manual, automática o vía fichero de exportación-importación generado, típicamente, desde una base de datos académica externa.

2.       Buscar.-Las opciones de búsqueda del sistema, incluyendo la búsqueda avanzada, la consulta de índices y la consulta a sistemas de información externos (catálogos o bases de datos).

3.       Bibliografías.- En este apartado se puede determinar el formato bibliográfico deseamos darle a la lista de referencias que forma parte de una categoría o seleccionadas después de una búsqueda.

Refworks, además de todas las opciones anteriores, añade las siguientes opciones específicas:

·         Importación como resultado de una búsqueda desde el propio  gestor bibliográfico a sistemas de  información o bases de datos externas.

·         Importación de datos básicos de Páginas Web

·         Generación de bibliografías desde el procesador de textos

Podemos decir que mientras el autor de un documento académico va redactando su trbajo, puede realizar búsqueda a conveniencia en RefWorks, pero desde el propio programa Word gracias al complemento Write-N-Cite.

Connotea.- es de la empresa Nature Publishing Group, esta empresa publica una de las revistas científicas más influyentes del mundo, que es Nature.

Es un sistema gratuito, es de la Web 2.0 y su utilización requiere una suscripción previa y un proceso de identificación cada vez que deseamos utilizarlo.

La característica fundamental es que asume que todas las referencias de la base de datos del usuario son, o provienen de, páginas web y que , en consecuencia siempre son de alguna manera, bookmarks. Estos pueden ser referencias de artículos de publicaciones académicas, pero siempre obtenidas desde una página web.

En general el trabajo de Connotea gira alrededor de tres fases:

1.       Encontrar

2.       Guardar

3.       Adaptar

El usuario mientras navega o busca en la web, encuentra información de su interés que  deseará guardar para un uso posterior, de acuerdo con un conjunto de palabras clave específicas, a continuación podrá crear bibliografías mediante las opciones correspondientes.

Las funciones principales de Connotea son: añadir una referencia, importar referencias y exportar referencias (crear bibliografía).

En cuanto a las altas dispone de las siguientes opciones:

1.       Entrada manual

2.       Entrada automática o semiautomática desde el navegador

3.       Entrada desde un archivo intermedio de exportación/importación

4.       Entada por DOI

Otras alternativas a Connotea de software abierto son : CiteUlike, Zotero y Mendey.